Graude-msk.ru

Ремонт бытовой техники
8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами

Интеллектуальная обработка текстов – извлечение данных, поиск по синонимам.
Автоматическая классификация и маршрутизация поступающих документов.
Проведение видеоконференций с фиксацией материалов в «ДЕЛО».
Готовность к использованию совместно с продуктами ведущих отечественных разработчиков («МойОфис», Postgres Professional и др.).
Поддержка работы с электронными оригиналами документов на всех этапах.

Преимущества

Универсальность и надежность

«ДЕЛО» – надежная и удобная система — 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

Все включено

Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.

Договорной документооборот

Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.

Мобильность и удаленная работа

Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Юридически значимый документооборот

Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

Постановка задач и контроль исполнения

Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

Электронный архив, долговременное хранение документов

Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

Отчеты и аналитика

Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

Соответствие российским и международным стандартам

СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

Автоматизация закупочной деятельности

Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.

Управление заседаниями/совещаниями

СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

Управление проектами/портфелями проектов

Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

Функциональные возможности

Систему «ДЕЛО» уже используют:

АО КБ «ДельтаКредитБанк»

ОАО «Ленинградская управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»)

Международный аэропорт «Уфа»

ОАО Енисейское речное пароходство

ООО «Газпром флот»

Национальный расчетный депозитарий

Отзывы

Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.

Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания
Читайте так же:
Как синхронизировать два компьютера для игр

«Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией. »
Руководитель проекта И.В. Казанцева

Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД. »
И.о. главного врача Е.А.Сараева

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Обзор Журнал документов — программы для организации документооборота

Чтобы не позволить секретарю или сотруднику канцелярии утонуть в море бумаг, компания «Инфор текнолоджи» создала программу «@Журнал документов лайт». Этот продукт является своего рода спасательным кругом в офисе с большим документооборотом. Программа позволяет создавать и вести журнал документов различной тематики, направленности и связности. Например, перед вами поставили задачу поднять документ годовой давности, а также связанную с ним тысячу тысяч документов. Нет ничего проще: два клика в «@Журнале документов» и вся цепочка документов перед вами: сами документы, даты их регистрации, ответственные за документ люди, а также этапы жизни каждого из документов. Вы сможете распечатать их, просмотреть, переслать через электронную почту, опубликовать в локальной сети или же в Интернете. Основные задачи, с которыми сталкивается каждый работник канцелярии, — это обработка входящей и исходящей документации, внутренних циркуляров, приказов и прочих служебных бумаг, а также ведение реестра этих документов, объединение связанных между собой документов. Исходя из этого далеко не полного списка задач, мы будем анализировать качество программного продукта.

Как это работает

Программно комплекс представляет собой два приложения: клиентское и серверное. Серверное устанавливается на сервер и работает в качестве службы. В случае если у серверной части есть подключение к Интернету, то подключение клиентов возможно удаленно. Кстати, серверный модуль можно ставить и на тот же компьютер, где предполагается установить клиентское приложение. Клиентское приложение может устанавливаться на любой компьютер вашей локальной сети или на компьютер, имеющий выход в Интернет. Вся информация, накопленная в «@Журнале документов», хранится в центральной базе данных. Хранилищем баз данных программы является сервер, на котором установлен серверный модуль программы. У клиента хранится лишь небольшая часть данных, необходимая для соединения с сервером. Обновление баз данных сервера происходит при запуске процесса синхронизации. Частота и состав синхронизации настраиваются при помощи соответствующего меню настроек программы. Такая структура позволяет работать с документами не только в головном офисе, но и в удаленных подразделениях вашей фирмы.

Читайте так же:
Скорость синхронизации google drive

Установка и настройка программы

Установка пакета проста и необременительна. Мастер установки позволит установить пакет даже неопытному пользователю (хотя мы рекомендуем доверить этот процесс профессионалу). В процессе установки мастер выяснит, будет ли установка сервера и клиента производиться на один компьютер, и в зависимости от ответа произведет установку выбранных приложений. Во время первого запуска программ из пакета будет предложена первоначальная настройка основных параметров работы. Для сервера это IP-адрес и порт, а также имя учетной записи администратора и его пароль. Для клиентского приложения это также IP-адрес и порт сервера, учетная запись, а также частота и вид синхронизации баз документов клиента и сервера.

Работа с программой

Внешний вид программы

Внешний вид окна приложения-клиента весьма типичен:

В левой части основного окна программы — иерархическое меню, содержащее разделы документов, пользователей, архивов, нормативных документов и (в случае интеграции программы в корпоративную сеть) ссылку на веб-сайт компании. Правая же часть — это список содержимого каждого раздела, выбранного в левой части окна, а также подробная информация о выбранном объекте.

Надо отметить, что иерархическое меню представляет собой набор фильтров, которые можно создавать и настраивать по своему выбору. Результатом действия фильтров является отображение соответствующих разделов, документов, справочников и так далее. Разработчики программы позаботились о том, чтобы пользователю не пришлось возиться с настройками, однако энтузиасты смогут проявить умение персонализировать интерфейс по своему вкусу.

  • создание документа;
  • редактирование документа;
  • удаление документа;
  • изменение состояния;
  • изменение приоритета;
  • создание маркера;
  • печать документа;
  • печать реестра документов;
  • создание связанных документов;
  • поиск документов.

Создание карточки документа

Рассмотрим этот список более подробно. Для создания документа достаточно воспользоваться контекстным меню или же клавишей Ins. Диалог создания очень прост и в то же время предоставляет возможность всеобъемлюще описать любой документ.

Справочник Типы документов

На вкладке «Общие» вносятся основные регистрационные данные документа. Тип документа можно внести двумя способами: вручную и из справочника. Нажав кнопку «Обзор» у соответствующего поля, пользователь может выбрать тип документа из справочника.

Данный справочник расширяемый, в случае если нужного типа документа в списке не обнаружится, можно легко добавить нужный. Для удобства регистрации документов в программе предусмотрен справочник персон. В нем содержатся данные об адресатах корреспонденции. В качестве данных о персоне программа может содержать: телефон (домашний, рабочий, мобильный, факс), почтовый адрес, адрес электронной почты, адрес сайта, номер ICQ. После заполнения справочника «Субъекты» его элементы станут доступны во всех формах «@Журнала документов». Поля «От кого» и «Кому» позволяют ввести отправителя и адресата соответственно. При помощи вкладки «Дополнительно» можно ввести примечание к документу. Для отождествления электронной карточки документа с реальным служит вкладка «Вложения». Данная возможность позволяет пользователю ассоциировать с карточкой документа либо сканированное изображение реального документа, либо файл текстовой версии документа. Вкладка «Документы» позволяет создать связь между документами. По этой связи можно отследить всю историю документооборота между контрагентами или цепочку внутренних распоряжений для любого сотрудника. Кстати, установить связь между документами можно, если воспользоваться пунктами меню «Создать связанную карточку документа» и «Связать с другой карточкой документа». А для разделения документов по степени срочности существует возможность установить приоритет. Редактирование документа позволяет изменить данные документа, введенные при его создании. Внешний вид диалога редактирования документа повторяет диалог создания документа.

Читайте так же:
Как синхронизировать время на компьютере и в аутлук

Многие документы требуют внимания: счета — внимания бухгалтера, приказы — внимания руководителя и так далее. Для эффективного ведения электронного документооборота следует учитывать изменения статуса документа, например: из состояния «Получен» в состояние «На подпись». Пункт меню «Изменение состояния» позволяет отслеживать такого рода изменения и вносить их в реестр документов. Для визуального разделения списка существует возможность создания цветового маркера. При помощи пункта меню «Отметить» пользователь может установить цветовую метку документу, упростив дальнейшую работу с ним.

Диалог расширенного поиска документа

Все великолепие функций работы с документами дополняет возможность расширенного поиска. Она позволяет искать карточки по всем их параметрам, комбинируя их в любом порядке.

Найденные, созданные, выбранные документы можно вывести на просмотр. Просмотр отображает все параметры документа: дату создания, название, тип, отправителя и адресата, его состояние, вложения, а также все связанные с выбранной карточкой документы. Связанные документы можно просмотреть, используя гиперссылку в карточке просмотра. Наряду с просмотром пользователю доступна печать как карточек документов, так и печать реестра документов.

Полезные возможности

Выборка документов по персоне

Пункт меню «Субъекты» позволяет оператору программы создавать элементы справочника и работать с ними, упрощая работу с системой. Например, если выбрать в списке пользователей интересующую персону и дважды щелкнуть по записи, откроется окно с документами, которые относятся к ней (персоне):

Используя эту возможность, можно быстро и легко отыскать и произвести манипуляции с документами выбранной персоны. В комплекте с серверной частью программы поставляется программное обеспечение веб-сервера. Это дает возможность создать корпоративный веб-сервер в локальной сети вашей организации, а также опубликовать его в Интернете. Раздел меню «Нормативные документы» содержит различную общую документацию. Первоначально он заполнен документами с рекомендациями по работе с программой от разработчика. Этот раздел базируется на возможностях, предоставляемых веб-сервером. При наличии начальных знаний языка разметки HTML добавить или изменить содержимое этого раздела очень просто. Пункт меню «Домашняя страница» дает доступ к корпоративному веб-серверу организации.

  • «Синхронизировать каждые. » — задается период автоматической синхронизации;
  • «Синхронизировать в начале работы» — вид синхронизации с сервером при запуске приложения (не синхронизировать, отправить-получить, отправить, получить);
  • «Синхронизировать в конце работы» — запускать одностороннюю синхронизацию с сервером при завершении работы приложения (не синхронизировать, отправить-получить, отправить, получить);
  • «Игнорировать ошибки отправки» — в случае игнорирования ошибок отправки отправка не прерывается, в противном случае отправка блокируется до исправления ошибок;
  • «Отправить изменения» — изменения данных в клиентском приложении могут отправляться либо сразу же после изменения, либо во время синхронизации;
  • «Записывать ошибки» — устанавливает степень подробности сообщений об ошибках.
Читайте так же:
Как синхронизировать google диск и яндекс диск

Заключение

В целом впечатления от пользования программой остались положительные. Удобная навигация, мощные функциональные возможности, тонкая настройка интерфейса (создание фильтров), интересные программные решения (информационный веб-сервер) — все это является несомненным аргументом в пользу выбора «@Журнала документов» в качестве системы автоматизации документооборота для вашего офиса. И даже небольшие недостатки, такие как отсутствие полноценного разделения доступа при работе с программой и невозможность штатной архивации документов, не смогут омрачить положительных впечатлений от пользования системой. А если учесть, что в версии «@Журнал документов СВ» реализовано разделение доступа, то система от «Инфор текнолоджи» является весьма серьезным игроком среди программ электронного документооборота.

Переход на ЭДО: это неизбежно

Все эти проблемы не были бы столь актуальными, если бы не тот факт, что Минкомсвязи РФ предлагает осуществить практически полный переход на электронный документооборот к 2025 году: к этому моменту 90% российских компаний должны будут отказаться от бумаг. Государственные структуры оцифруют уже к концу 2019 года, а это значит, что сотрудничество с бюджетными организациями и госкомпаниями будет осуществляться в электронном виде уже со следующего года.

В сфере оптовых закупок это не замедлит отразиться на предприятиях, которые работают с госкорпорациями. А вслед за оптовиками переход на сторону ЭДО постепенно осуществит и средний и малый розничный бизнес, поскольку их поставщики уже освоят работу в этом направлении.

Хотя сегодня согласование договоров и обмен документами между компаниями в основном и так происходят в электронном режиме — к примеру, посредством электронной почты — учитывая существующие проблемы внедрения ЭДО, перспективы кажутся не столь уж радужными. Рынку предстоит найти решение для синхронизации данных ЭДО от различных провайдеров и разработать новые бизнес-процессы для эффективного взаимодействия.

Основные возможности

  • Все операции по обработке, регистрации и отправке документов непосредственно из системы
  • Автоматическое подписание документов КЭП как из системы MS Dynamics AX, так и из интерфейса ЭДО Диадок
  • Отслеживание статусов документов и получение по ним своевременных напоминаний/оповещений
  • Отказ от необходимости вести бумажный архив — вся документация хранится в электронном виде
  • Представление документов в ИФНС в электронном виде напрямую из учетной системы Microsoft Microsoft Dynamics AX на адрес электронной почты удобным доступом из учетной системы Microsoft Dynamics AX Dynamics AX в установленном формате

Типовые решения интеграции

Интеграционный модуль Диадока работает на базе любой учетной системы. Наибольшей популярностью среди клиентов пользуются конфигурации с разными версиями самой известной в России бухгалтерской программы. Однако у заказчика есть возможность выбрать один из 3 вариантов:

  • API Диадока. Интерфейс с наиболее востребованными функциями подходит для встраивания в любую систему программного обеспечения.
  • Модуль для 1С. Внешне полностью соответствует привычному интерфейсу. Именно этот вариант чаще всего используют российские фирмы.
  • «Диадок.Коннектор». В этом случае переход на ЭДО происходит без вмешательств в конфигурацию системы, поскольку в работе используются только группы файлов.
Читайте так же:
Что делать если steam не может синхронизировать файлы

Стоимость интеграции Диадока с 1С будет зависеть от версии программного обеспечения, особенностей документооборота внутри компании и набора дополнительных услуг.

ВОЗМОЖНОСТИ ПЛАТФОРМЫ TESSA ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОБОРОТА

Функции хранения системы электронного документооборота Tessa

Бизнес-процессы, которые можно автоматизировать с помощью СЭД Тесса

Возможности интеграции система электронного документооборота

Использование мобильных устройств в системе электронного документооборота

Чтобы узнать обо всех возможностях системы — скачайте презентацию

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Автоматизация любых бизнес-процессов

Автоматизация любых бизнес-процессов предприятия за недели, а не месяцы.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс использования системы электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Обмен договорами между системами DIRECTUM и Галактика ERP:

Пример договора в системе DIRECTUM Пример договора в системе DIRECTUM
Карточка договора в системе Галактика ERP Карточка договора в системе Галактика ERP

Список связанных с договором электронных документов

Список связанных с договором электронных документов
Пример настроек синхронизации для справочника Договоры Пример настроек синхронизации для справочника "Договоры"

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector